İSG dosyasında neler olmalı?

Denetim günü dosya yetiştirmek için raflar doldurulmaz; bu evraklar işin içinde üretilir. Kanun ve yönetmelikler kayıtları ayrı maddelere serpiştirmiş. Bu sayfa onları bir araya getirip sıraya diziyor: hangi belge, hangi madde, hangi kayıt.

1. Risk değerlendirmesi belgesi

İşin başı. Dokuz başlıklı içeriği ve şekil kuralı Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği md.11’de: "Risk değerlendirmesi dokümanının sayfaları numaralandırılarak; gerçekleştiren kişiler tarafından her sayfası paraflanıp, son sayfası imzalanır" (md.11/2, birebir). Belgenin nasıl üretildiği ayrı iş.

2. Acil durum planı

6331’in 11 inci maddesi planı düz bir yükümlülük olarak yazıyor: "Acil durumların olumsuz etkilerinden korunmak üzere gerekli ölçüm ve değerlendirmeleri yapar, acil durum planlarını hazırlar." (md.11/1-b, birebir). Planın yanı sıra dosyada görülmesi gerekenler aynı maddede: işyerinin büyüklüğü ve taşıdığı özel tehlikeler dikkate alınarak önleme, koruma, tahliye, yangınla mücadele ve ilk yardım konularında donanımlı, eğitimli yeterli sayıda kişinin görevlendirildiği; bu kişilerin eğitim ve tatbikatlarının yaptırıldığı (md.11/1-c); ilk yardım, acil tıbbi müdahale, kurtarma ve yangınla mücadelede işyeri dışındaki kuruluşlarla irtibatı sağlayacak düzenlemelerin yapıldığı (md.11/1-ç). Maddenin metninde çalışan sayısı eşiği yok; plan her işyerinin işi.

3. Eğitim kayıtları

İşveren, çalışanların İSG eğitimlerini almasını sağlar; eğitim işe başlamadan önce, iş veya ekipman değişiminde, yeni teknoloji uygulandığında verilir, aralıklarla tekrarlanır (6331 md.17/1). Dosya tarafı kayıt ve belgelerdir. Tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfta mesleki eğitim zorunluluğu olan işlerde "mesleki eğitim aldığını belgeleyemeyenler çalıştırılamaz" (md.17/3, birebir). Başka işyerinden gelen çalışan için ise Kanun "yeterli bilgi ve talimatları içeren eğitimin alındığına dair belge" arıyor (md.17/5). Verilen eğitimin maliyeti tarafına da not düşülmüş: "Bu madde kapsamında verilecek eğitimin maliyeti çalışanlara yansıtılamaz. Eğitimlerde geçen süre çalışma süresinden sayılır." (md.17/7, birebir). Eğitim kaydı; tarih, içerik, eğitmen ve imza zinciriyle tutulur.

4. Sağlık raporları

İşveren çalışanı sağlık gözetimine tabi tutar ve dört hâlde muayene yaptırır: işe girişte, iş değişikliğinde, kaza ya da hastalık kaynaklı uzaklaşmaların dönüşünde talep gelirse, bir de işin devamında Bakanlığın belirlediği düzenli aralıklarla (6331 md.15/1-b). Tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfta işe giriş "yapacakları işe uygun olduklarını belirten sağlık raporu" olmadan yapılamaz (md.15/2). Rapor kuralı: raporlar işyeri hekiminden alınır; 50’den az çalışanı bulunan az tehlikeli işyerleri için ÇASMER’lerden, aile hekimlerinden veya diğer kamu sağlık hizmeti sunucularından da alınabilir (md.15/3). Rapora itiraz yolu kapalı değil: "Raporlara itirazlar Sağlık Bakanlığı tarafından belirlenen hakem hastanelere yapılır, verilen kararlar kesindir." (md.15/3, birebir). Muayenenin hesabı da kapalı: "Sağlık gözetiminden doğan maliyet ve bu gözetimden kaynaklı her türlü ek maliyet işverence karşılanır, çalışana yansıtılamaz." (md.15/4, birebir).

5. Kişisel sağlık dosyası

Her çalışanın sağlık geçmişi işverende dosyalanır. İSG Hizmetleri Yönetmeliği md.7 işverene iki sacayağı veriyor: işten ayrılma tarihinden itibaren "en az 15 yıl süreyle çalışanların kişisel sağlık dosyalarını" saklamak (md.7/1-b, birebir) ve "İşyerinde yürütülen iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerine ilişkin her türlü kaydı" saklamak (md.7/1-a, birebir). Çalışan başka işyerine geçerse dosyanın peşinden gider: yeni işveren yazılı ister, önceki işveren bir ay içinde onaylı örneği gönderir (md.7/2).

6. Onaylı defter

Uzman ve hekimin tespitleri bu deftere yazılır. Defter, işyerinin bağlı olduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüklerince veya noterce her sayfası mühürlenmek suretiyle onaylanır (İSG Hizmetleri Yönetmeliği md.7/3). Tespit ve öneriler iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve işveren tarafından birlikte veya ayrı ayrı imzalanır; "Onaylı deftere yazılan tespit ve öneriler işverene tebliğ edilmiş sayılır." (md.7/4, birebir). Asıl suret işverende durur, diğer suretler uzman ve hekimde kalır; imzadan ve düzenli tutulmaktan işveren sorumludur: "Teftişe yetkili iş müfettişlerinin her istediğinde işveren onaylı defteri göstermek zorundadır." (md.7/5, birebir).

7. KKD ve zimmet tutanağı

Kanun, koruyucu donanım kararını risk değerlendirmesine bağlıyor: işveren "yapılacak risk değerlendirmesi sonucu alınacak iş sağlığı ve güvenliği tedbirleri ile kullanılması gereken koruyucu donanım veya ekipmanı belirler" (6331 md.10/2). Malzeme belirlendikten sonra teslim, eğitimi ve iadesi kayıt ister. Bu kaydı Kanun "zimmet tutanağı" adıyla saymıyor; tutanak, md.10/2’deki belirleme ve kullanma yükümlülüğünün pratik kanıtı. Dosyada tutulmasının sebebi bu.

8. Kaza ve ramak kala kayıtları

İşveren bütün iş kazaları ve meslek hastalıklarının kaydını tutar, inceleme yapıp raporları düzenler (6331 md.14/1). Yaralanma olmadan atlatılan ramak kala olayları da aynı kaydın içinde. Bildirim süreleri ile kayıt yükünü ayrı sayfada anlattık.

9. Geri kalan her şey

Temsilci belirleme tutanağı, kurul karar özetleri, ölçüm raporları... Tek tek sayılmayanlar md.7’nin "her türlü kayıt" başlığına girer; süre konusunda Yönetmeliğin açıkça saydığı tek rakam, kişisel sağlık dosyasının işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl saklanmasıdır (İSG Hizmetleri Yönetmeliği md.7/1-b); aynı maddedeki "ilgili mevzuatta belirlenen süreler saklı kalmak kaydıyla" kaydı gerisini ilgili mevzuata bırakıyor. Evrakların kimin eliyle üretildiğini görmek için yol haritasına dönebilirsiniz.

Not: Sayfadaki maddeler mevzuat.gov.tr üzerindeki bütünleşik metinlerden alındı; madde numaraları parantez içinde işaretli.